SI | EN

Publikacije

Priročnik za dokumentacijo

PRIROČNIK ZA DOKUMENTACIJO

Napotki za delo v muzejih in galerijah

 

 

Collections Trust, 22 Hills Road, Cambridge, CB2 1JP.

Tel. 01223 316 028. Email. office@collectionstrust.org.uk. Registered company number. 1300565 UK and Ireland.

Copyright © Collections Trust 2008. All Rights Reserved.

http://www.collectionstrust.org.uk/

 

Za slovensko izdajo

Skupnost muzejev Slovenije: zanjo Metka Fujs, od 2015 dr. Aleksandra Berberih Slana

Koordinacija projekta:

Martina Orehovec

Uredila

Barbara Sosič

Prevod

Barbara Sosič, Milica Ješe, Miha Špiček, Marjetka Bedrač, Jožica Šparovec, Martina Orehovec, Jana Kostelec

Jezikovni pregled

Melita Silič, Smilja Radi

Naslovnica

Roman Ražman

 

Ljubljana 2009 - 2017

 

Priročnik subvencionira Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije

 

---

 

Priročniku na pot

Pred skoraj štirimi desetletji je bila Skupnost muzejev Slovenije ustanovljena kot interesna povezovalna organizacija slovenskih muzejev in galerij v podporo njihovemu statusu in delu. Posebna pozornost je bila vedno posvečena doseganju najboljših standardov muzejskega dela, primerljivih s tistimi v muzejsko najbolj razvitih državah. Kakovostno delo z dediščino v procesu muzealizacije in prav tako promoviranje za potrebe najširšega spektra uporabnikov je tisto, kar dela dobre muzeje. Muzeje, ki opravljajo zaupano poslanstvo v službi družbe in njenega razvoja ter so za to tudi ustrezno nagrajeni: s številnimi obiskovalci in uporabniki ter statusom, ki jim glede na pomembno vlogo pri ohranjanju družbenega spomina pripada.

V Skupnosti muzejev Slovenije smo se sredi devetdesetih let minulega stoletja zavedli, da se moramo – če želimo opraviti nalogo, ki smo si jo zadali in jo zapisali v statut – organizirati drugače kot dotlej. Rezultat je bilo postopno ustanavljanje posebnih sekcij, v katere so se interesno povezali nosilci različnih muzejskih služb in dejavnosti, ki so že obstajale ali pa so se skladno s trendi novega časa tedaj oblikovale tudi v slovenskih muzejih. Le muzejski profesionalci, ki obvladajo področje svojega dela, se povezujejo v interesu izmenjave in združevanja izkušenj ter vedno znova dodatno izobražujejo s pomočjo domačih izobraževalnih programov in številnih mednarodnih povezav so lahko jamstvo dobrega muzeja. Da bi znanja, ki so že bila na voljo v tujini, skupaj z domačimi izkušnjami naredili dostopna čim širšemu krogu muzejskih delavcev v Sloveniji, smo se vse slovenske muzejske organizacije zelo načrtno lotile izobraževanja in publiciranja. Cilj Skupnosti muzejev Slovenije je bilo oblikovanje uporabnih dopolnilnih izobraževalnih programov za muzejske profesionalce in tiste, ki želijo nekoč delati v muzejih ali za muzeje, podpora aktivnemu mednarodnemu sodelovanju in povezovanju muzejskih profesionalcev in muzejev ter izdaja uporabnega gradiva v slovenskem jeziku, ki bo omogočilo čim širšo rabo in seveda načrtno promocijo slovenskih muzejev, galerij in njihovega poslanstva.

Zadnje desetletje delovanja Skupnosti muzejev Slovenije je tako zaznamoval Priročnik za muzejsko konservatorsko in restavratorsko dejavnost, ki ga izdaja Sekcija konservatorjev in restavratorjev in je od letošnjega leta, poleg tiskane oblike, dostopen tudi na spletnih straneh skupnosti. Z novimi zahtevami na področju dela z muzejskimi zbirkami za njihovo najbolj široko dostopnost in rabo se je skupaj z zavestjo o nujnosti trajnega hranjenja informacij o muzejskih predmetih in zbirkah kot eno osrednjih področij muzejskega dela izpostavilo dokumentiranje. Pri tem je pomembno delo opravila Sekcija za dokumentacijo. Najprej pri osveščanju muzealcev glede pomena dokumentacije in statusa dokumentalistov in kustosov, ki delajo na tem področju znotraj muzejske službe, nato z organizacijo tematskih predavanj in delavnic in leta 2003 z izdajo prevoda publikacije Opredmeteni predmet, ki je postala prvi priročnik za muzejsko dokumentiranje v slovenskem jeziku. S Priročnikom za dokumentacijo, katerega prva številka prihaja med uporabnike v elektronski obliki, je sekcija pripravila publikacijo, ki bo izhajala stalno in v kateri bomo v skladu z možnostmi in potrebami objavljali pomembne napotke za delo v muzejih in galerijah na področju dokumentiranja ter hranjenja dokumentacije in dokumentarnega gradiva.

V imenu Skupnosti muzejev Slovenije se zahvaljujem vsem, ki se ob svojem rednem delu predano trudijo za širšo korist in so delali na pripravi tega priročnika, in Ministrstvu za kulturo Republike Slovenije, ki naše delo in programe prepoznava kot koristne in jih kot take tudi finančno podpira. Vse dobro priročniku na pot, vsem uporabnikom pa uspešno delo za kar najboljše upravljanje z dediščino, ki jim je zaupana v hrambo.

 

Metka Fujs

predsednica Skupnosti muzejev Slovenije

 

---

 

Upravljanje s podatki v muzejih

Pri delu z muzejskimi zbirkami je dobra dokumentacija ključ do uspešnega upravljanja in preglednosti. Ugotavljamo, da v slovenski muzejski stroki na določenih področjih primanjkuje standardiziranih postopkov in aktivnosti, ki bi zagotavljali številne prednosti urejene dokumentacije. Vse prevečkrat s trudom in stroški odkrivamo nove možnosti za izboljšanje nivoja svojega dela in ob tem pogrešajmo splošno uveljavljene in za vse enake smernice. Že pred leti smo tako prevedli priročnik Opredmeteni predmeti (Stuart Holm, SMS, 2003), kjer je obrazložen osnovni postopek dokumentiranja muzejskih predmetov in upravljanja z zbirkami nasploh. Priročnik temelji na standardu SPECTRUM, ki je eden od mednarodno najbolj razširjenih standardov za upravljanje muzejskih zbirk. Brezplačno je dostopen preko britanske svetovalne službe Collections Link, ki jo vodi neodvisna britanska organizacija za muzejske zbirke Collections Trust. Collections Link združuje več kot 20 britanskih strokovnih skupin, teles in združenj, ki zagotavljajo popolno podporo delavcem na področju kulturne dediščine in nudijo nasvete glede dobrih praks, plod katerih je tudi standard sam. Poleg tega, da izdaja priročnike za področje muzealstva, ta na svoji spletni strani ponuja obsežne napotke tudi preko t. i. informacijskih letakov, ki so nazorni in praktični napotki za delo na posameznih področjih muzejskega delovanja.

Skupnost muzejev Slovenije se zaveda pomena osveščanja muzejskih strokovnjakov o delu z dokumentacijo in s tem namenom predstavlja na svojih straneh povezave z informacijskimi letaki. Osnovni namen je približevanje ustaljenih in dobrih praktičnih nasvetov slovenskim muzejskim strokovnjakom, ki skrbijo za dragoceno kulturno dediščino v svojih ustanovah. Upamo, da bodo informacije, ki bodo postopoma poslovenjene in prilagojene  že uveljavljenim slovenskim dobrim praksam, pripomogle k višjemu nivoju upravljanja z zbirkami v naših ustanovah.

 

Barbara Sosič

Sekcija za dokumentacijo pri Skupnosti muzejev Slovenije

 

---

 

Napotki za delo v dokumentaciji

Ko pride predmet v muzejsko zbirko, prihaja z več kot le embalažo. Predmet namreč prinaša s seboj dragocene podatke.

Posamezni podatki izvirajo že iz predmeta samega, na primer kaj predmet pravzaprav je, iz česa je narejen in kakšno je njegovo splošno stanje. Poleg tega predmet prinaša tudi podatke in dejstva, ki jih je pridobil v svojem predmuzejskem življenju, na primer kdo je bil njegov prejšnji lastnik, od kod prihaja in kdo ga je uporabljal. 

“Podatek, ki spremlja predmet, je prav tako pomemben kot predmet sam. Zbiranje podatkov o predmetih je zato integralni del zbiranja predmetov,” pravi Alex Dawson, vodja programov v Nacionalni službi za svetovanje v muzejski dokumentaciji v Londonu z imenom Collections Trust.

Med svojim življenjem v galeriji, muzeju ali arhivu bo premet pridobival nove podatke o tem, kje in kako je hranjen ali razstavljen, če je bil kdaj komu izposojen in podobno.

Ko so podatki enkrat zajeti in zapisani, jih upravljamo s pomočjo dokumentacijskega sistema, ki omogoča da se vsa dejstva in dejanja hranijo na način, ki omogoča enostavno iskanje in ponovno uporabo kadarkoli kasneje.

“Iz dobrega upravljanja s podatki o zbirkah izhaja veliko koristi,” pravi Alex. “Najpomembnejše je, da omogočajo osebju izvajanje boljših storitev uporabnikom. Dokumentacija je osnovna dejavnost in “njuno zlo” pri delu z zbirkami in pomembno jo je opravljati z zavestjo, da s tem ustvarjamo premoženje bodočim generacijam.”

Pri tem delu nam lahko veliko pomaga SPECTRUM, ki je angleški im mednarodno priznani standard za dokumentacijo, ki opisuje celoten postopek za zapisovanje podatkov o zbirkah. To je standard, ki se neprenehoma razvija in dopolnjuje s pomočjo muzejskih strokovnjakov v Veliki Britaniji in temelji na najboljših praksah svojih uporabnikov.   

Avtor članka je John Holt za Collections Trust

SPECTRUM je dostopen  brezplačno na domači strani službe Collections Trust skupaj s pripadajočimi informacijskimi letaki na www.collectionstrust.org.uk/spectrum

 

Kako začeti?

Upravljanje s podatki o zbirkah je lahko zapleteno delo. Najboljši začetek so napotki za delo, ki jih  najdemo na informacijskih letakih službe Collections Trust  'Kaj je dokumentacija?' in 'Zakaj je dokumentacija pomembna?':

 

Standard SPECTRUM

SPECTRUM  je strokovni standard za dokumentacijo in upravljanje s podatki. Nastajal je več kot 10 let s pomočjo stotin muzejskih delavcev in trenutno prinaša napotke o možnostih najboljše prakse za 21 različnih postopkov v muzejski dejavnosti.

SPECTRUM  je osnova za upravljanje z večino podatkov v muzejski in arhivski stroki. Za poglobljene informacije je koristna spodnja povezava:

http://collectionstrust.org.uk/spectrum/spectrum-5-0/ (Collections Trust)

 

Napotki in informacijski letaki – jedro dokumentacije

Služba Collections Trust določa 8 od 21 SPECTRUM- ovih postopkov kot 'njunih'. To so postopki, ki jih mora izvajati vsak muzej, če hoče pravilno upravljati s podatki o predmetih v svoji oskrbi. S tem dokazuje svojo kredibilnost. Gre za naslednje postopke:

  • Vhod predmeta (Collections Trust - SMS)
  • Akvizicija (Pridobivanje predmetov: akcesija in inventarizacija) (Collections Trust -  SMS)
  • Nadzor nad lokacijami in premestitvami predmetov (Collections Trust)
  • Katalogizacija (Collections Trust)
  • Izhod predmeta (Collections Trust)
  • Izposoja predmetov (Collections Trust)
  • Posojanje predmetov (Collections Trust)
  • Retrospektivna dokumentacija (Collections Trust)

 

Še korak dlje...

Poleg osnovnih postopkov služba Collections Trust zagotavlja poglobljeno strokovno podporo za pomoč pri opravljanju tudi drugih dejavnosti s primeri dobre prakse pri delu s podatki o predmetih v zbirkah. 

 

Služba Collections Trust ponuja tudi informacijske letake in pomoč pri ostalih SPECTRUM –ovih postopkih. Na spodnjih povezavah lahko izveste več o tem. 

  • Ocena tveganja za muzeje v času izrednih razmer in načrtovanje ukrepov v primeru naravnih in civilnih nesreč ter oboroženih spopadov (Collections Trust)
  • Izločanje predmetov, ki morda niso vaši (Collections Trust)

 

© Gradivo je  na Collections Link, copyright Collections Trust in druge angleške nacionalne  organizacije 2006, vse pravice pridržane